En una inspección laboral, la empresa se defiende principalmente con papeles. El inspector no presume el cumplimiento: lo verifica, y lo hace revisando documentos y contrastándolos con lo que observa y con lo que declaran los trabajadores. Por eso la pregunta útil no es solo “qué documentos puede pedir SUNAFIL”, sino si esos documentos existen, están completos y cuentan la misma historia.
Este artículo ordena los documentos que con más frecuencia se requieren, agrupados por materia, e indica cómo mantenerlos listos. Se complementa con la guía empresarial sobre SUNAFIL y con el protocolo sobre qué hacer ante una fiscalización de SUNAFIL.
La base legal del requerimiento documental
Nota legal
Norma. El artículo 5 de la Ley 28806 faculta al inspector a requerir la exhibición o presentación de libros, registros, documentos y cualquier información relacionada con el cumplimiento de la normativa sociolaboral. El artículo 36 tipifica como infracción a la labor inspectiva la negativa injustificada o el impedimento de la actuación, lo que incluye, en la práctica, no entregar la información requerida.
El alcance concreto lo fija la orden de inspección, que identifica las materias a fiscalizar. Un requerimiento puede cumplirse en la propia visita (exhibición) o en una comparecencia posterior (presentación), presencial o virtual. La preparación de esa diligencia se explica en el artículo sobre cómo prepararse para una comparecencia ante SUNAFIL.
Registro y planilla: el primer filtro
La primera verificación suele ser si los trabajadores que el inspector encuentra en el centro de trabajo están registrados.
- T-Registro y PLAME. La planilla electrónica está compuesta por el T-Registro (registro de información laboral) y la PLAME (planilla mensual de pagos, que se presenta a través de SUNAT), según el D.S. 018-2007-TR. El alta en el T-Registro debe hacerse a más tardar el día en que el trabajador inicia la prestación de servicios.
- Constancias de alta y baja, y sus fechas.
- Boletas de pago y la constancia de su entrega. El empleador debe entregarlas a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago (art. 18 del D.S. 001-98-TR). La entrega electrónica es posible con firma digital o electrónica (art. 5 del D.Leg. 1310).
Atención
No registrar a un trabajador en planilla dentro del plazo es infracción muy grave, y se computa una infracción por cada trabajador afectado (art. 25.20 del D.S. 019-2006-TR). Es uno de los hallazgos con mayor impacto económico en una inspección.
Contratos y condiciones de trabajo
| Documento | Qué verifica el inspector | Punto crítico |
|---|---|---|
| Contratos a plazo indeterminado | Existencia del vínculo y condiciones | Coherencia con boletas y funciones reales |
| Contratos sujetos a modalidad | Causa objetiva, duración, formalidades | Registro ante la AAT en 15 días naturales |
| Contratos a tiempo parcial | Jornada inferior a 4 horas diarias | Que la jornada real coincida con la pactada |
| Calificación de personal de dirección y confianza | Comunicación escrita y consignación en planilla | Que el cargo real justifique la calificación |
Los contratos sujetos a modalidad deben constar por escrito, con indicación de su duración y de la causa objetiva (art. 72 de la LPCL), y una copia se presenta a la Autoridad Administrativa de Trabajo dentro de los 15 días naturales de su celebración (art. 73). La falta de registro es una infracción formal; la ausencia de causa objetiva real es un problema mayor, porque puede llevar a considerar el contrato como indeterminado.
Jornada y asistencia
El registro de control de asistencia (D.S. 004-2006-TR) es el documento central en inspecciones sobre horas extras, trabajo nocturno o descanso semanal. Debe registrar ingreso y salida, incluido el sobretiempo, y puede llevarse en medios físicos o digitales, siempre que el trabajador tenga acceso a su información. Están excluidos del registro el personal de dirección, el no sujeto a fiscalización inmediata y el que presta servicios intermitentes.
El inspector suele cruzar el registro con las boletas: si el registro muestra salidas a las 8:00 p.m. y las boletas no reflejan sobretiempo ni compensación con descanso, el hallazgo se construye solo.
Beneficios sociales
- CTS: constancias de depósito semestral (mayo y noviembre) y hojas de liquidación entregadas al trabajador dentro de los 5 días hábiles siguientes al depósito (arts. 22 y 29 del D.S. 001-97-TR).
- Gratificaciones: constancia de pago en la primera quincena de julio y de diciembre (Ley 27735), incluida la bonificación extraordinaria equivalente al aporte a EsSalud.
- Vacaciones: registro de goce, acuerdos escritos de fraccionamiento, adelanto o reducción, y pago de la remuneración vacacional antes del descanso.
- Asignación familiar y, cuando corresponda, participación en las utilidades.
- Seguro Vida Ley: póliza y registro de los contratos en el sistema del MTPE, obligatorio desde el inicio de la relación laboral.
La coherencia entre estos documentos y la planilla es clave. Cuando la nómina mensual la ejecuta un tercero, como Lynch Payroll, conviene que la empresa conserve igualmente acceso inmediato a las constancias y liquidaciones, porque la responsabilidad frente a SUNAFIL sigue siendo del empleador.
Seguridad y salud en el trabajo
En inspecciones de SST, el volumen documental aumenta. Los registros obligatorios del sistema de gestión incluyen accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos; exámenes médicos; monitoreo de agentes; inspecciones internas; estadísticas; equipos de emergencia; inducción, capacitación y simulacros; y auditorías (art. 33 del D.S. 005-2012-TR). MYPE y empresas de bajo riesgo pueden usar registros simplificados.
Además, según el tamaño de la empresa: Comité de SST y Reglamento Interno de SST (20 o más trabajadores) o Supervisor de SST (menos de 20); la matriz IPERC actualizada; la evidencia de al menos cuatro capacitaciones anuales; los exámenes médicos ocupacionales; y, en actividades de alto riesgo, las pólizas de SCTR.
Otros documentos de cumplimiento
- Reglamento Interno de Trabajo, obligatorio para empleadores con más de 100 trabajadores (D.S. 039-91-TR).
- Prevención del hostigamiento sexual: política interna (20 o más trabajadores), Comité de Intervención o Delegado, evidencia de capacitaciones y difusión de canales de queja (D.S. 014-2019-MIMP).
- Igualdad salarial: cuadro de categorías y funciones y política salarial (Ley 30709).
- Tercerización e intermediación: contratos con proveedores, constancias de registro y verificación de cumplimiento de sus obligaciones.
Caso hipotético: documentos que existen, pero no cuadran
Caso hipotético
Caso hipotético. Una empresa industrial con 220 trabajadores recibe un requerimiento sobre jornada. Presenta el registro de asistencia, boletas y un acuerdo general de compensación de horas extras con descanso. El inspector compara los tres documentos: el registro muestra sobretiempo recurrente en un turno; las boletas no lo pagan; y no hay evidencia de los descansos compensatorios. Los documentos existían, pero su incoherencia generó un hallazgo sobre 35 trabajadores. Una revisión interna previa habría detectado el problema y permitido corregirlo.
Errores comunes
- Mantener documentos dispersos entre RR. HH., contabilidad, operaciones y el proveedor de nómina, sin un responsable de consolidarlos.
- Asumir que “está en el sistema” sin verificar que pueda exportarse de forma legible.
- Entregar versiones distintas del mismo documento en momentos diferentes.
- Presentar registros de SST llenados en bloque poco antes de la inspección.
- No conservar la constancia de entrega de boletas o del RIT a los trabajadores.
Cómo tenerlos listos: recomendaciones preventivas
Recomendación profesional. En nuestra práctica recomendamos una carpeta de cumplimiento organizada por materia, con tres atributos: un responsable por sección, una fecha de última actualización y un índice que permita entregar un documento en minutos. Esa carpeta debe revisarse al menos una vez al año mediante una auditoría laboral que verifique no solo la existencia de los documentos, sino su coherencia.
Las fechas críticas (depósitos de CTS, gratificaciones, capacitaciones de SST, actualización de IPERC) pueden integrarse en un calendario anual de cumplimiento laboral, de modo que la documentación se genere en tiempo real y no retroactivamente.
Checklist mínimo de la carpeta
- Reporte actualizado de T-Registro y últimas PLAME presentadas.
- Boletas de los últimos meses con constancia de entrega.
- Registro de asistencia exportable por trabajador y periodo.
- Contratos vigentes, con constancias de registro de los modales.
- Constancias de CTS, gratificaciones y vacaciones.
- Pólizas de Seguro Vida Ley y, si aplica, SCTR.
- Registros de SST, IPERC, actas del Comité o del Supervisor.
- RIT, política de hostigamiento y cuadro de categorías, cuando correspondan.
En síntesis
SUNAFIL puede pedir cualquier documento vinculado con las materias fiscalizadas, y su ausencia o incoherencia se convierte rápidamente en hallazgo. La preparación documental no se improvisa el día de la visita: se construye con procesos que generan la evidencia cuando ocurre el hecho. Cuando la inspección ya está en marcha, el apoyo en fiscalizaciones SUNAFIL ayuda a priorizar qué entregar, cómo presentarlo y qué subsanar primero.