SUNAFIL: guía empresarial de fiscalización laboral

Para la mayoría de empresas, SUNAFIL aparece de forma imprevista: una visita a la planta, una notificación en la casilla electrónica o una citación a comparecer. La reacción natural es tratarla como un trámite que se resuelve entregando papeles. Es un error de enfoque. La fiscalización laboral es un procedimiento con reglas de prueba, plazos y consecuencias económicas que se acumulan, y su resultado depende sobre todo de lo que la empresa hizo antes de que llegara el inspector.

Esta guía explica el sistema completo: quién fiscaliza y con qué facultades, cómo se desarrolla una inspección desde la orden hasta la resolución final, cómo se calculan las multas, cuándo conviene subsanar y qué debe decidir la gerencia en cada etapa. Al final se recorren los artículos que desarrollan cada tema con más detalle.

Visión ejecutiva: qué está en juego

Una inspección laboral puede terminar de tres maneras: sin hallazgos, con requerimientos que la empresa cumple dentro del plazo otorgado, o con un acta de infracción que da inicio a un procedimiento sancionador. La diferencia económica entre el segundo y el tercer escenario es considerable, y casi siempre se define en las primeras semanas.

Tres ideas resumen la lógica del sistema:

1. La carga práctica de la prueba recae en la empresa. El inspector constata hechos; si la empresa no puede acreditar con documentos que cumplió (pago, registro, capacitación, depósito), el hecho se tiene por incumplido. Los hechos constatados en el acta de infracción merecen fe, salvo prueba en contrario.
2. El tiempo tiene precio. La norma premia la subsanación temprana. Cuanto más avanza el procedimiento, menor es la reducción posible.
3. La conducta durante la inspección es en sí misma un riesgo. Obstruir, no asistir o abandonar una diligencia son infracciones autónomas, que se sancionan aunque la empresa cumpla todo lo demás.

Marco legal de la inspección del trabajo

Normas que rigen el sistema

• Ley 28806, Ley General de Inspección del Trabajo (LGIT). Regula el sistema de inspección, las facultades de los inspectores, las medidas inspectivas, las infracciones y las sanciones. Ha sido modificada en varias oportunidades, entre otras por la Ley 29981, el D.Leg. 1451, el D.Leg. 1499 y el D.U. 044-2019.
• Ley 29981. Creó en 2013 la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) como organismo técnico especializado adscrito al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE).
• D.S. 019-2006-TR, Reglamento de la LGIT. Tipifica las infracciones (leves, graves y muy graves; en materia de relaciones laborales, seguridad y salud en el trabajo, empleo, intermediación y labor inspectiva) y contiene la tabla de multas. Ha sido modificado, entre otros, por los D.S. 012-2013-TR, 015-2017-TR, 016-2017-TR y 008-2020-TR; este último aprobó la tabla de multas vigente.
• TUO de la Ley del Procedimiento Administrativo General (D.S. 004-2019-JUS). Se aplica supletoriamente al procedimiento sancionador, por ejemplo en materia de caducidad y plazo de apelación.

Principios que conviene conocer

La inspección se rige por principios expresos de la Ley 28806. El más relevante para la empresa es el de primacía de la realidad: el inspector califica las relaciones por lo que ocurre en los hechos, no por el nombre del contrato. Un locador de servicios que cumple horario y recibe órdenes, o un contrato modal sin causa objetiva real, serán tratados según su realidad.

Facultades del inspector

El inspector puede ingresar sin previo aviso a los centros de trabajo, requerir la exhibición o remisión de documentos, entrevistar a trabajadores y representantes del empleador, y tomar muestras o registros cuando sea necesario. Estas facultades no dependen de la voluntad de la empresa. Lo que sí depende de ella es cómo se ordena la atención: quién recibe al inspector, quién entrega qué, y cómo se deja constancia de lo actuado.

Cómo se desarrolla una inspección: el proceso paso a paso

El siguiente esquema describe el recorrido completo, desde el origen de la inspección hasta el agotamiento de la vía administrativa. Los plazos indicados son los verificados en la norma; cuando existen matices se señalan.

1. Origen de la inspección. Las actuaciones pueden iniciarse por orden superior, solicitud de otro órgano público o judicial, denuncia, decisión interna del sistema, iniciativa del inspector o petición de empleadores o trabajadores. Antes de la investigación pueden existir acciones previas, como el módulo de gestión de cumplimiento o la conciliación administrativa.
2. Actuaciones de orientación o de investigación. Las primeras tienen fines de asesoramiento y no conducen a sanción. Las segundas, llamadas también comprobatorias, buscan verificar el cumplimiento y pueden concluir en un acta de infracción.
3. Diligencias. La investigación se realiza mediante visita al centro de trabajo, comparecencia (la empresa es citada a presentarse, presencial o virtualmente, con la documentación requerida) o comprobación de datos. La inasistencia a una diligencia debidamente citada es infracción a la labor inspectiva.
4. Plazo de investigación. Como regla general, las actuaciones de investigación no deben superar 30 días hábiles, salvo dilación imputable al inspeccionado. Puede autorizarse prórroga por el tiempo necesario, excepto en materia de seguridad y salud en el trabajo.
5. Medidas inspectivas. Si el inspector detecta incumplimientos, puede emitir una advertencia, un requerimiento (orden de subsanar en un plazo determinado), disponer el cierre temporal del área o unidad económica en los supuestos previstos, o la paralización o prohibición de trabajos ante riesgo grave e inminente.
6. Informe o acta de infracción. Vencido el plazo del requerimiento sin subsanación, el inspector extiende el acta de infracción, que contiene los hechos constatados, las infracciones, los trabajadores afectados y la propuesta de sanción.
7. Imputación de cargos. El procedimiento administrativo sancionador (PAS) se inicia siempre de oficio con la notificación de la imputación de cargos, a mérito del acta. La empresa cuenta con 5 días hábiles para presentar descargos, según el reglamento adecuado al TUO de la LPAG.
8. Fase instructora e informe final. La autoridad instructora emite su informe final de instrucción, que se notifica a la empresa para que presente nuevos descargos.
9. Resolución de primera instancia. La autoridad sancionadora impone o no la multa.
10. Apelación y revisión. Contra la resolución procede apelación, resuelta en segunda instancia por SUNAFIL. Luego, en supuestos excepcionales, el recurso de revisión ante el TFL. El PAS caduca a los 9 meses desde la notificación de la imputación de cargos, ampliable hasta 3 meses más.
11. Cobranza. Firme la multa, se ejecuta. La presentación de una demanda contencioso-administrativa o de amparo no suspende la cobranza coactiva, salvo mandato judicial.

El artículo sobre las etapas de una inspección laboral, de la orden al procedimiento sancionador desarrolla cada fase con sus decisiones típicas.

Medidas inspectivas: el requerimiento como punto de inflexión

De todas las medidas inspectivas, la más frecuente y la más decisiva es el requerimiento. El inspector ordena a la empresa corregir un incumplimiento dentro de un plazo: pagar un beneficio adeudado, registrar a un trabajador en planilla, entregar un documento, implementar una medida de seguridad.

Dos consecuencias derivan del requerimiento. Primero, si se cumple dentro del plazo, la empresa accede al mejor escenario económico disponible. Segundo, incumplir la medida de requerimiento es en sí misma una infracción muy grave a la labor inspectiva, que se suma a la infracción de fondo.

Por ello, la respuesta a un requerimiento debe planificarse desde el día en que se recibe: qué se puede cumplir, qué requiere más tiempo (y cómo se sustenta un pedido razonable), y qué se discute porque la empresa considera que no existe incumplimiento. El análisis de qué ocurre si una empresa no responde un requerimiento de SUNAFIL explica las consecuencias de dejar vencer el plazo, incluido el papel de la casilla electrónica.

Cierre temporal y paralización

En casos graves, el sistema prevé medidas más intensas. La paralización o prohibición de trabajos procede ante riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores. Ante un accidente mortal, el inspector puede ordenar el cierre temporal por el plazo máximo de las actuaciones; durante ese cierre se pagan remuneraciones, los días se computan como laborados y no se pueden otorgar vacaciones. Como sanción, el cierre temporal puede llegar hasta 30 días calendario, reducible hasta 15 si la empresa acredita medidas de seguridad que superan lo exigido.

Multas: cómo se calculan

Topes legales

La Ley 28806 establece topes por infracción: 200 UIT para infracciones muy graves, 100 UIT para graves y 50 UIT para leves. La multa máxima por el total de infracciones detectadas no puede superar 300 UIT, vigentes en el año en que se constató la infracción.

La tabla vigente

Dentro de esos topes, la multa concreta se obtiene de la tabla del artículo 48 del D.S. 019-2006-TR, según el texto aprobado por el D.S. 008-2020-TR. Los factores son tres: la gravedad de la infracción, el número de trabajadores afectados y el tipo de empresa (microempresa, pequeña empresa o no MYPE). La tabla MYPE ya incorpora la reducción del 50% prevista en la ley, siempre que la empresa acredite su inscripción en el REMYPE.

La siguiente tabla muestra valores de referencia para una empresa no MYPE con 1 a 10 trabajadores afectados, y el valor más alto de la tabla, con la UIT 2026 de S/ 5,500 (D.S. 301-2025-EF):

Tres reglas adicionales afectan el resultado. Ciertas infracciones se calculan sobre el total de trabajadores de la empresa y no solo sobre los afectados (por ejemplo, algunas infracciones de seguridad y salud con consecuencias graves y algunas infracciones a la labor inspectiva). La reiterancia permite incrementar la multa hasta en 100%, sin exceder los topes. Y en el concurso de infracciones, cuando una infracción sustantiva implica infracciones formales, se sanciona solo la sustantiva.

Para MYPE inscritas en el REMYPE existe además un tope: la multa en un mismo procedimiento no puede superar el 1% de los ingresos netos del ejercicio anterior a la orden de inspección, con excepciones.

El artículo sobre cómo se calculan las multas laborales de SUNAFIL desarrolla la tabla completa y ejemplos de cálculo.

Subsanación: cuándo y cuánto reduce la multa

La norma diseña un sistema de incentivos decrecientes. La reducción depende del momento en que la empresa acredita la subsanación:

Estas reducciones solo aplican a infracciones subsanables, es decir, aquellas cuyos efectos pueden revertirse. Y hay una condición importante: el beneficio del 90% se pierde si luego la empresa presenta descargos contra el acta o impugna la resolución de multa respecto de las mismas infracciones.

La decisión de subsanar, por tanto, no es automática. Requiere separar las infracciones en tres grupos: las que la empresa efectivamente cometió y puede revertir (subsanar pronto), las que discute con fundamento (defender), y las que no son subsanables (preparar la mejor defensa posible y cuantificar la exposición). El artículo sobre subsanación de infracciones laborales explica cómo tomar esa decisión infracción por infracción.

Infracciones a la labor inspectiva: el riesgo que la empresa crea sola

La Ley 28806 tipifica como infracción la negativa injustificada o el impedimento de la inspección, directo o indirecto; el abandono de la diligencia; y la inasistencia a una diligencia debidamente citada. El reglamento las clasifica en leves y muy graves, y el incumplimiento de la medida de requerimiento se encuentra entre las muy graves.

En la práctica, estas infracciones nacen de conductas cotidianas: un vigilante que no deja ingresar al inspector hasta que “llegue el gerente”, un área que entrega documentación incompleta o fuera de plazo, un representante que no asiste a la comparecencia porque la notificación llegó a una casilla que nadie revisaba. La obstrucción a la investigación de un accidente mortal se sanciona, además, con cierre temporal.

La comparecencia: preparación y representación

La comparecencia es una diligencia en la que la empresa se presenta ante el inspector, en forma presencial o virtual, con la documentación que se le ha requerido. Es el momento en que se entrega la prueba del cumplimiento, por lo que su preparación debe tratarse como la de una audiencia.

Conviene definir con anticipación quién representa a la empresa (y con qué poder), qué documentos se llevarán, en qué orden, y qué explicaciones se darán sobre los puntos débiles. Llevar documentación que no se ha revisado previamente es un riesgo: puede evidenciar incumplimientos no investigados. El artículo sobre la comparecencia ante SUNAFIL y cómo prepararse incluye la preparación del representante y el manejo del acta de la diligencia.

La documentación: la verdadera defensa

La mayoría de hallazgos en una inspección no nacen de incumplimientos deliberados, sino de la imposibilidad de probar el cumplimiento. Los documentos que con mayor frecuencia se revisan son:

• Planilla electrónica (T-Registro y PLAME) y constancia de alta de cada trabajador.
• Boletas de pago y constancia de su entrega.
• Contratos de trabajo, en especial los sujetos a modalidad, con su causa objetiva y su registro.
• Registro de control de asistencia, incluido el sobretiempo.
• Constancias de depósito de CTS y liquidaciones entregadas, y pago de gratificaciones.
• Documentación del sistema de seguridad y salud en el trabajo: IPERC, registros obligatorios, capacitaciones, exámenes médicos, comité o supervisor.
• Póliza del Seguro Vida Ley y, si corresponde, SCTR.
• Documentos de prevención del hostigamiento sexual y, si la empresa tiene más de 100 trabajadores, el Reglamento Interno de Trabajo.

El artículo sobre los documentos que puede solicitar SUNAFIL y cómo tenerlos listos propone una forma de organizar este archivo para responder en plazo.

Qué debe hacer la gerencia

La inspección laboral es un asunto de gestión, no solo legal. Estas son las decisiones que corresponden a la gerencia general, finanzas y RR. HH.:

Antes de cualquier inspección

• Designar un responsable de la casilla electrónica de SUNAFIL, con reemplazo, y verificar que las alertas lleguen a una cuenta activa.
• Aprobar un protocolo de atención de inspectores: quién recibe, quién acompaña, quién entrega documentos y quién decide.
• Mantener un archivo laboral ordenado por trabajador y por obligación, que permita reunir la documentación en horas, no en semanas.
• Encargar una revisión preventiva periódica de las materias más fiscalizadas. Una auditoría laboral identifica los incumplimientos antes que el inspector.

Durante la inspección

• Facilitar el ingreso y la labor del inspector, sin obstrucciones.
• Registrar qué se solicitó, qué se entregó y en qué fecha.
• Analizar cada requerimiento con criterio jurídico antes de responder: qué se subsana, qué se discute y con qué prueba.
• Informar a finanzas sobre la exposición estimada para decidir provisiones.

Después del acta

• Evaluar si conviene subsanar para acceder a la multa reducida, o presentar descargos, sin mezclar ambas estrategias respecto de la misma infracción.
• Controlar los plazos del procedimiento sancionador y de la apelación.
• Corregir la causa del incumplimiento en toda la empresa, no solo en los trabajadores comprendidos en la inspección. La reiterancia encarece las multas futuras.

Errores frecuentes

Algunos patrones se repiten en empresas de todos los tamaños:

• Tratar la visita como un trámite administrativo y delegarla en personal sin criterio ni facultades para decidir.
• Entregar documentos sin revisarlos, lo que abre nuevas líneas de investigación.
• Dejar vencer el plazo de un requerimiento por esperar una respuesta interna, cuando podía subsanarse o pedirse una prórroga razonable.
• Subsanar y a la vez impugnar la misma infracción, perdiendo el beneficio de reducción.
• Ignorar la casilla electrónica, con la consecuente pérdida de plazos.
• Corregir solo el caso inspeccionado y no la práctica que lo originó, lo que expone a reiterancia.
• Minimizar las infracciones formales, que en muchos casos se calculan por trabajador afectado y suman montos relevantes.

El artículo sobre los errores frecuentes de las empresas durante una fiscalización laboral analiza estos patrones y cómo prevenirlos.

Recorrido por el cluster SUNAFIL

Esta guía ofrece la visión de conjunto. Los siguientes artículos profundizan cada pieza del sistema, en el orden en que suelen necesitarse:

• Cuando llega la inspección. El punto de partida es saber qué hacer ante una fiscalización de SUNAFIL: cómo recibir al inspector, qué pedir y qué evitar en las primeras horas.
• Entender el recorrido. Las etapas de una inspección laboral ubican a la empresa en el procedimiento y anticipan lo que viene.
• Reunir la prueba. La lista de documentos que puede solicitar SUNAFIL sirve como inventario para el archivo laboral.
• Presentarse ante el inspector. La guía para la comparecencia ante SUNAFIL prepara al representante de la empresa.
• Responder a tiempo. El análisis de qué ocurre si no se responde un requerimiento explica por qué el plazo del requerimiento es crítico.
• Medir la exposición. El detalle de cómo se calculan las multas laborales permite cuantificar el riesgo en UIT y en soles.
• Reducir la multa. La guía de subsanación de infracciones laborales orienta la decisión entre subsanar y defender.
• Aprender de los errores ajenos. Los errores frecuentes durante una fiscalización funcionan como lista de verificación preventiva.

Cuando la inspección ya está en curso, el servicio de fiscalizaciones SUNAFIL acompaña a la empresa desde la primera diligencia hasta la resolución final. Para las empresas que prefieren anticiparse, una auditoría laboral revisa las materias que la inspección suele examinar, y el departamento laboral externo mantiene ese control de forma continua. Si la empresa no tiene claro por dónde empezar, el diagnóstico laboral ofrece una primera lectura de su nivel de exposición.

Conclusión

SUNAFIL no sanciona la mala suerte: sanciona la falta de prueba del cumplimiento, la inacción frente a un requerimiento y la obstrucción. Las tres se previenen con organización. Una empresa con documentación ordenada, un responsable de la casilla electrónica, un protocolo de atención y criterio jurídico para decidir entre subsanar y defender convierte una inspección en un procedimiento gestionable. La diferencia entre ambas situaciones no está en la suerte ni en la relación con la autoridad, sino en decisiones de gestión tomadas con anticipación.