Una fiscalización de SUNAFIL rara vez llega en el momento oportuno. El inspector puede presentarse un martes a media mañana, con la gerencia en reuniones y el área de RR. HH. cerrando la planilla. Lo que ocurra en esas primeras horas —quién lo recibe, qué se entrega, qué se dice y qué queda escrito— condiciona buena parte del resultado. Una respuesta ordenada no garantiza que no haya hallazgos, pero sí evita convertir un problema de cumplimiento en un problema de obstrucción, y conserva las mejores oportunidades para subsanar y reducir la exposición.
Esta guía práctica explica qué hacer desde que el inspector llega hasta que se cierra la etapa de investigación. Para una visión completa del sistema de fiscalización, puede consultarse la guía empresarial sobre SUNAFIL.
Lo que la ley permite al inspector (y lo que exige a la empresa)
La Ley 28806, Ley General de Inspección del Trabajo, y su reglamento, el D.S. 019-2006-TR, son el marco de toda actuación inspectiva. SUNAFIL, creada por la Ley 29981, ejerce esas funciones en el régimen privado.
Nota legal
Norma. El artículo 5 de la Ley 28806 faculta al inspector a ingresar libremente y sin previo aviso a los centros de trabajo, requerir la exhibición o presentación de documentos, entrevistar al empleador y a los trabajadores, y tomar muestras, entre otras facultades. El artículo 36 de la misma ley tipifica como infracción a la labor inspectiva la negativa injustificada o el impedimento a la inspección, el abandono de la diligencia y la inasistencia a una diligencia debidamente citada.
Dos consecuencias prácticas se desprenden de esa regla. La primera: no existe un “derecho a reprogramar” la visita porque el gerente no está. La segunda: la infracción por obstrucción es autónoma. Una empresa puede tener sus planillas en orden y, aun así, ser sancionada por dificultar el ingreso o no presentarse a una citación.
La inspección también se rige por el principio de primacía de la realidad (art. 2 de la Ley 28806): el inspector valora lo que efectivamente ocurre en el centro de trabajo por encima de lo que dicen los documentos. Si un “locador de servicios” marca asistencia, recibe órdenes y usa fotocheck de la empresa, eso es lo que quedará consignado.
Los primeros treinta minutos: un protocolo de recepción
Cuando el inspector llega, la prioridad es encauzar la diligencia, no discutir su procedencia. Un orden razonable es el siguiente:
- Identificar al inspector y la orden. Solicitar su credencial y preguntar por la orden de inspección, su número y la materia a fiscalizar (por ejemplo, pago de beneficios, registro en planilla o seguridad y salud en el trabajo). La materia define el alcance de lo que se revisará.
- Comunicar de inmediato al responsable designado. Recepción o vigilancia no deben improvisar. Deben saber a quién llamar y dónde hacer esperar al inspector.
- Asignar un interlocutor único. Una sola persona coordina la entrega de documentos y las respuestas. Varias voces generan contradicciones que luego se leen como indicios.
- Registrar todo. Anotar la hora de llegada, los nombres, los trabajadores entrevistados, los ambientes visitados y cada documento pedido y entregado.
- Convocar al asesor legal. No para detener la diligencia, sino para que acompañe o revise su desarrollo y el contenido del acta.
Clave
La actitud correcta es colaborar sin renunciar a la defensa: facilitar el acceso y la documentación, pero sin ofrecer declaraciones especulativas ni entregar papeles que nadie ha revisado.
El inspector puede entrevistar a trabajadores sin presencia de la jefatura. Intentar estar presente, sugerir respuestas o reprochar después a quien declaró expone a la empresa a riesgos adicionales, incluidos posibles reclamos por represalia.
Qué documentos suele pedir y cómo entregarlos
El requerimiento documental depende de la materia de la orden. En la práctica, es frecuente que se soliciten el registro de trabajadores en planilla (T-Registro y PLAME), boletas de pago, registro de control de asistencia, contratos de trabajo, constancias de depósito de CTS, pago de gratificaciones y vacaciones, y los registros del sistema de seguridad y salud en el trabajo. El detalle, organizado por materia, está en el artículo sobre los documentos que puede solicitar SUNAFIL.
Tres reglas operativas ayudan:
- Entregar lo que se pide, no más. Una carpeta con documentos no solicitados puede abrir materias que no estaban en la orden.
- Entregar copias y conservar un cargo. Un índice firmado o sellado de lo entregado evita discusiones posteriores sobre qué se presentó.
- Si algo no está disponible en el momento, decirlo con precisión. Es preferible pedir que se fije un plazo o una comparecencia para presentarlo que entregar documentos incompletos o armados apresuradamente.
Cuando el inspector no puede revisar todo en la visita, lo habitual es que cite a la empresa a una comparecencia, presencial o virtual, para presentar la documentación. Esa citación debe tratarse con la misma seriedad que la visita; el artículo sobre cómo prepararse para una comparecencia ante SUNAFIL desarrolla ese paso.
Del hallazgo al requerimiento: dónde se juega la multa
Si el inspector verifica incumplimientos, la ley le permite adoptar medidas inspectivas: advertencia, requerimiento para subsanar en un plazo, y en casos de riesgo grave e inminente, paralización o prohibición de trabajos (arts. 14 y 15 de la Ley 28806; arts. 17 y 18 del D.S. 019-2006-TR). Vencido el plazo del requerimiento sin subsanación, se extiende el acta de infracción (art. 17.2 del reglamento).
Aquí se concentra la decisión económica más importante de toda la fiscalización. Según el artículo 17.3 del reglamento, si la empresa subsana antes de que se emita el acta de infracción, la propuesta de multa se acompaña de una reducción del 90% respecto de las infracciones efectivamente subsanadas. Después del acta, las reducciones disponibles son menores. El mecanismo completo se explica en el artículo sobre subsanación de infracciones laborales.
| Momento | Qué suele ocurrir | Qué conviene hacer |
|---|---|---|
| Visita o citación | Requerimiento de información | Entregar lo pedido con cargo y registrar cada solicitud |
| Hallazgo de incumplimiento | Medida de requerimiento con plazo | Evaluar si es subsanable y subsanar dentro del plazo |
| Plazo vencido sin subsanar | Acta de infracción | Analizar descargos o subsanación con reducción menor |
| Imputación de cargos | Inicio del procedimiento sancionador | Presentar descargos dentro del plazo reglamentario |
Un requerimiento no es una sentencia. Si la empresa considera que el hallazgo es erróneo, puede exponerlo y acreditarlo documentalmente. Pero la estrategia debe decidirse con rapidez: dejar vencer el plazo mientras “se analiza” es, a menudo, la opción más cara.
Caso hipotético: una visita un día de cierre de planilla
Caso hipotético
Caso hipotético. Una empresa de distribución con 140 trabajadores recibe la visita de un inspector por una denuncia sobre horas extras no pagadas. El jefe de almacén, sin instrucciones, le indica que “vuelva otro día”. El inspector deja constancia de la negativa. Días después, la empresa acredita que sí contaba con registro de asistencia, pero el sobretiempo de un grupo de operarios no figuraba en boletas. El resultado: además del hallazgo sobre sobretiempo, la empresa enfrenta una imputación por infracción a la labor inspectiva, que no habría existido con un protocolo básico de recepción.
La lección no es jurídica, es organizativa: el error más costoso del caso ocurrió en la puerta, antes de que nadie revisara un solo documento.
Errores que conviene evitar
Los errores más frecuentes se repiten de una empresa a otra, con independencia del sector. Entre ellos:
- Negar o demorar el ingreso “hasta que llegue el gerente”.
- Dejar que cualquier trabajador atienda y declare sobre temas que no conoce.
- Entregar documentos sin revisarlos ni conservar cargo.
- Firmar el acta sin leerla o, al contrario, negarse a recibirla.
- Tratar el requerimiento como un trámite y dejar vencer el plazo.
- Corregir documentos de fechas pasadas para “regularizar”: además de ser detectable, compromete la credibilidad de toda la defensa.
Un análisis más detallado de estos patrones está en el artículo sobre errores frecuentes de las empresas durante una fiscalización laboral.
Atención
Los hechos constatados por el inspector en el acta de infracción merecen fe, salvo prueba en contrario (art. 47 de la Ley 28806). Lo que no se objete o acredite a tiempo será difícil de revertir después.
Consecuencias de una mala gestión
Las multas se calculan en UIT según la gravedad de la infracción, el número de trabajadores afectados y el tipo de empresa. Los topes legales por infracción son 50 UIT (leves), 100 UIT (graves) y 200 UIT (muy graves), con un máximo de 300 UIT por el total de infracciones detectadas (art. 39 de la Ley 28806). Con la UIT 2026 de S/ 5,500, incluso infracciones individuales pueden alcanzar montos relevantes cuando afectan a muchos trabajadores.
Además del costo económico, los resultados de las inspecciones tienen naturaleza pública y SUNAFIL puede difundirlos. Para empresas que participan en licitaciones, procesos de due diligence o auditorías de clientes, ese antecedente tiene un costo reputacional que no aparece en la resolución de multa.
Recomendaciones preventivas
Recomendación profesional. En nuestra práctica recomendamos que toda empresa, con independencia de su tamaño, cuente con:
- Un protocolo escrito de atención de inspecciones, breve, que indique quién recibe, a quién se llama y qué se hace en la primera hora.
- Responsables designados por sede, con suplentes, y capacitación básica sobre facultades del inspector.
- Una carpeta documental actualizada por materia (planilla, jornada, beneficios, SST), accesible en físico o en formato digital.
- Monitoreo de la casilla electrónica de SUNAFIL, por la que se notifican citaciones y actos del procedimiento.
- Una revisión periódica de cumplimiento, que permita llegar a la inspección con los incumplimientos ya identificados y, idealmente, corregidos.
Checklist para el día de la visita
- Credencial del inspector verificada y número de orden anotado.
- Materia de la inspección identificada.
- Interlocutor único designado y asesor legal informado.
- Registro de documentos solicitados y entregados, con cargo.
- Registro de ambientes visitados y personas entrevistadas.
- Lectura completa del acta o requerimiento antes de firmar su recepción.
- Plazos anotados y responsables asignados para cada requerimiento.
Conclusión
Una fiscalización de SUNAFIL es, ante todo, un ejercicio de orden. La ley otorga al inspector facultades amplias y sanciona la obstrucción de forma independiente; la empresa, por su parte, conserva el derecho a defenderse, a presentar pruebas y a subsanar con importantes reducciones si actúa a tiempo. La diferencia entre un requerimiento resuelto en semanas y un procedimiento sancionador de meses suele estar en decisiones simples tomadas el primer día. Cuando la inspección ya está en curso o se anticipa un escenario complejo, el acompañamiento especializado en fiscalizaciones SUNAFIL permite ordenar la respuesta desde la primera hora.