A diferencia de la visita inspectiva, la comparecencia avisa. SUNAFIL cita a la empresa con fecha, hora y materias, y le da tiempo para preparar su respuesta. Esa previsibilidad es una ventaja que muchas empresas desaprovechan: asisten con documentos reunidos a última hora, envían a alguien que no conoce el caso o, peor, no asisten. La comparecencia es, en la práctica, el momento en que el inspector forma buena parte de su convicción sobre el cumplimiento de la empresa.
Este artículo explica cómo prepararla, quién debe asistir, cómo conducirse en la diligencia y qué hacer después. Para el panorama completo de la fiscalización laboral, puede consultarse la guía empresarial sobre SUNAFIL.
Qué es la comparecencia y por qué no es opcional
La Ley 28806 y su reglamento prevén distintas modalidades de actuación inspectiva: la visita al centro de trabajo, la comparecencia y la comprobación de datos. En la comparecencia, el inspeccionado es citado a presentarse, presencialmente o de manera virtual, con la documentación que se le requiere. También se utiliza para verificar el cumplimiento de medidas inspectivas, como un requerimiento de subsanación.
Nota legal
Norma. La inasistencia a una diligencia debidamente citada es infracción a la labor inspectiva (art. 36 de la Ley 28806, modificado por el D.U. 044-2019). Se sanciona de forma autónoma, aunque la empresa cumpla sus obligaciones laborales de fondo.
La citación suele llegar por la casilla electrónica de SUNAFIL, de uso obligatorio para los administrados (D.S. 003-2020-TR). Si nadie revisa la casilla, la empresa puede enterarse de la comparecencia cuando ya pasó. Lo que ocurre cuando no se atiende una citación se analiza en el artículo sobre qué ocurre si una empresa no responde un requerimiento de SUNAFIL.
Antes: cómo leer la citación
La citación contiene la información que ordena toda la preparación. Al recibirla, conviene extraer y registrar:
- Fecha, hora y modalidad (presencial o virtual) y, si es virtual, el enlace o plataforma.
- Número de orden de inspección e identificación del inspector.
- Materias fiscalizadas.
- Documentos requeridos, con el periodo que comprenden.
- Requisitos de representación que se indiquen.
Con esa información, el primer paso interno es una reunión breve entre RR. HH., el área legal o el asesor externo y quien custodie la documentación de nómina y seguridad y salud. El objetivo es responder tres preguntas: qué se pide, qué se tiene y qué problemas revela lo que se tiene.
Antes: reunir y revisar la documentación
Reunir no es lo mismo que revisar. Antes de entregar cualquier documento, alguien con criterio debe leerlo y compararlo con los demás. El inspector cruzará boletas con registros de asistencia, contratos con funciones reales y constancias de pago con la planilla electrónica. Una lista por materia de los documentos que suelen requerirse está en el artículo sobre los documentos que puede solicitar SUNAFIL.
Clave
Si la revisión previa revela un incumplimiento, la comparecencia no es el lugar para ocultarlo, sino la oportunidad para planificar su corrección. Subsanar antes del acta de infracción permite la mayor reducción de multa prevista en el reglamento.
Algunas pautas operativas:
- Preparar un índice de los documentos que se entregarán, con numeración de folios o archivos.
- Entregar copias, conservar originales y llevar un juego adicional para el representante.
- En comparecencias virtuales, verificar que los archivos sean legibles, estén completos y tengan nombres claros.
- Preparar una nota interna con los datos clave: número de trabajadores, regímenes, fechas de pago, responsables.
Quién debe asistir
| Perfil | Ventaja | Riesgo si asiste solo |
|---|---|---|
| Representante legal | Facultades plenas | Puede no conocer el detalle operativo |
| Jefe de RR. HH. apoderado | Conoce planilla y procesos | Puede comprometer posiciones jurídicas sin advertirlo |
| Asesor legal apoderado | Criterio técnico y manejo del acta | Puede necesitar apoyo para datos operativos |
| Personal sin preparación | Ninguna | Respuestas imprecisas que quedan documentadas |
Recomendación profesional. En nuestra práctica recomendamos que asista una persona con conocimiento operativo del caso, con un documento que acredite su representación (por ejemplo, una carta poder, si es lo que indica la citación), acompañada por el asesor legal. La combinación reduce el riesgo de respuestas imprecisas y permite revisar el acta con criterio jurídico.
Presencial o virtual: diferencias prácticas
La modalidad no cambia la naturaleza de la diligencia ni sus consecuencias, pero sí la logística.
En la comparecencia presencial, conviene llegar con anticipación, con los documentos impresos y ordenados según el índice, y con copia del documento de representación. Es útil que el representante lleve también una versión digital de los archivos, por si el inspector la solicita.
En la comparecencia virtual, los riesgos son otros: un enlace que no funciona, archivos demasiado pesados, nombres de archivo que no permiten identificar el contenido o una conexión inestable en el momento clave. Como criterio preventivo, recomendamos probar la plataforma el día anterior, preparar los archivos en formato PDF con nombres descriptivos y numerados según el índice, y contar con un segundo dispositivo y un número de contacto del inspector si la citación lo indica. Si la conexión falla por causas técnicas, conviene documentarlo de inmediato (capturas de pantalla, correo al inspector) para evitar que se registre como inasistencia.
Durante: cómo conducirse en la diligencia
La comparecencia no es una audiencia contenciosa. El inspector busca verificar hechos y el tono adecuado es de colaboración profesional. Dentro de ese marco:
- Responder lo que se pregunta, con datos concretos. Si no se sabe algo, decirlo y ofrecer precisarlo por escrito.
- No especular sobre prácticas de otras áreas o sedes.
- Entregar los documentos con el índice y pedir que se deje constancia de lo recibido.
- Tomar nota de cada nuevo requerimiento, su contenido exacto y su plazo.
- Leer el acta de comparecencia completa antes de firmarla. Si algún hecho se consignó de forma inexacta, solicitar que se registre la observación de la empresa.
Atención
Lo que el representante declara queda documentado y puede servir de base para un requerimiento o un acta de infracción. Los hechos constatados en el acta de infracción merecen fe salvo prueba en contrario (art. 47 de la Ley 28806). Una frase imprecisa —“a veces se quedan más tarde, pero no siempre se registra”— puede convertirse en un hallazgo.
Caso hipotético: preparar en tres días
Caso hipotético
Caso hipotético. Una clínica con 180 trabajadores recibe un martes una citación a comparecencia virtual para el viernes, por una denuncia sobre trabajo nocturno y descansos. RR. HH. reúne registros de asistencia, boletas y la programación de turnos. Al revisarlos, detecta que un grupo de técnicos que labora entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m. percibe una remuneración por debajo del mínimo aplicable a la jornada nocturna (RMV más 35%). La empresa asiste con la documentación ordenada, reconoce el hallazgo y presenta un plan de regularización. El inspector dicta un requerimiento; la clínica paga los diferenciales dentro del plazo y lo acredita antes del acta. La preparación no evitó el hallazgo, pero sí lo contuvo en su versión menos costosa.
Después: la etapa que más se descuida
Terminada la comparecencia, la tarea no ha concluido. Conviene:
- Archivar el acta de comparecencia y los cargos de entrega en el expediente de la inspección.
- Registrar los nuevos plazos en una agenda compartida con responsables.
- Evaluar los hallazgos anticipados por el inspector y decidir si se subsanan o se discuten.
- Informar a la gerencia con un resumen breve: qué se pidió, qué se entregó, qué riesgos aparecieron y qué decisiones hay que tomar.
- Seguir revisando la casilla electrónica, por la que llegarán los siguientes actos.
El protocolo general de atención de inspecciones, del que la comparecencia es una pieza, se describe en el artículo sobre qué hacer ante una fiscalización de SUNAFIL.
Errores comunes
- Descubrir la citación en la casilla electrónica después de la fecha.
- Enviar a un trabajador sin facultades ni conocimiento del caso.
- Entregar documentos no revisados o contradictorios entre sí.
- Firmar el acta sin leerla.
- No registrar los nuevos plazos que el inspector fija al final.
- Tratar la comparecencia virtual como un trámite menor por no ser presencial.
Otros errores de gestión durante la fiscalización se analizan en el artículo sobre errores frecuentes de las empresas durante una fiscalización laboral.
Checklist de comparecencia
- Citación leída: fecha, hora, modalidad, materias y documentos.
- Representante designado, con documento de representación y conocimiento del caso.
- Asesor legal convocado.
- Documentos reunidos, revisados y con índice.
- Hallazgos internos identificados y plan de corrección esbozado.
- Conexión y archivos probados, si la diligencia es virtual.
- Acta leída antes de firmar y nuevos plazos registrados.
Conclusión
La comparecencia ante SUNAFIL es predecible, y esa es su mayor ventaja para la empresa. Con la citación en la mano se puede revisar la documentación, detectar problemas antes que el inspector y designar a un representante que responda con precisión. No asistir, o asistir sin preparación, convierte una diligencia manejable en una fuente de infracciones adicionales. Cuando la citación involucra materias sensibles o plazos cortos, el acompañamiento en fiscalizaciones SUNAFIL permite preparar la diligencia y su seguimiento con criterio técnico.