En un procedimiento de despido, la carta de imputación de cargos pesa más que la carta de despido. Es el documento que define qué se discute: qué hechos se atribuyen al trabajador, con qué pruebas y bajo qué causal. Todo lo que venga después —los descargos, la evaluación, la decisión y, eventualmente, el juicio— gira alrededor de lo que esa carta dijo o dejó de decir.
Por eso, cuando un despido se pierde por razones formales, el origen suele estar aquí. Este artículo explica qué función cumple la carta, qué debe contener, cómo fijar el plazo de descargos y qué errores conviene evitar. Se enmarca en nuestra guía general sobre despidos en Perú.
Para qué sirve la carta (y por qué no es un trámite)
El artículo 31 de la LPCL establece que el empleador no puede despedir por causa relacionada con la conducta o la capacidad del trabajador sin antes otorgarle por escrito un plazo razonable para defenderse de los cargos. La carta de imputación cumple tres funciones a la vez:
- Informa: el trabajador conoce exactamente de qué se le acusa.
- Delimita: fija los hechos y la causal que la empresa podrá invocar después. El artículo 32 impide alegar posteriormente una causa distinta de la imputada.
- Documenta: deja constancia de que la empresa respetó el derecho de defensa y actuó con oportunidad.
Clave
La carta de despido solo puede sostenerse sobre lo imputado. Una carta de imputación vaga no se corrige en la carta de despido: se arrastra hasta la sentencia.
La excepción es la falta grave flagrante, en la que la ley admite prescindir del plazo cuando no resulte razonable otorgarlo. Es un supuesto estrecho. En nuestra práctica recomendamos otorgar el plazo de descargos incluso en casos que parecen flagrantes, porque el costo de hacerlo es mínimo y el de omitirlo, si un juez no comparte la calificación, es alto.
Contenido: qué debe decir una carta sólida
La ley no impone un formato, pero la experiencia de los procesos judiciales permite identificar los elementos que una carta necesita para resistir una revisión.
| Elemento | Por qué importa | Error típico |
|---|---|---|
| Hechos concretos | Permiten al trabajador responder y al juez verificar | “Usted ha incumplido reiteradamente sus funciones” |
| Fechas, horas y lugar | Sitúan la conducta y controlan la inmediatez | Referencias como “en los últimos meses” |
| Pruebas en que se apoya | Hacen posible una defensa real | No mencionar ni poner a disposición los documentos |
| Causal legal | Vincula los hechos con el artículo 25 (o 23) | Citar varios incisos sin explicar por qué encajan |
| Obligación infringida | Explica la gravedad (RIT, políticas, contrato) | Invocar normas internas no comunicadas al trabajador |
| Plazo de descargos | Cumple el mínimo legal | Menos de seis días naturales o fecha límite mal calculada |
| Forma de presentar descargos | Evita que la defensa se frustre por un tema logístico | No indicar dónde ni ante quién presentarlos |
Cómo describir los hechos
La regla es escribir como si el lector fuera un juez que no conoce la empresa. En lugar de “conducta inapropiada con su supervisor”, la carta debería decir, por ejemplo, qué expresiones se usaron, en qué fecha, en qué ambiente y ante quién. Si hay varias conductas, conviene numerarlas y tratarlas por separado, de modo que cada una pueda sostenerse aunque otra no se pruebe.
Cómo citar la causal
La carta debe identificar el inciso del artículo 25 (o la causa de capacidad del artículo 23) y explicar brevemente por qué los hechos encajan. Si la conducta infringe el Reglamento Interno de Trabajo o una política, conviene citar la disposición específica y acreditar que el trabajador la conocía. Acumular incisos “por si acaso” suele transmitir inseguridad y abre flancos innecesarios.
Qué pruebas mencionar
No es obligatorio adjuntar todo el expediente, pero sí indicar las pruebas en que se funda la imputación y ofrecer al trabajador acceso a ellas. Una defensa sin acceso a los documentos que se le oponen es una defensa limitada, y ese déficit puede ser valorado en juicio. El trabajo de preparación del expediente se desarrolla en cómo documentar una falta laboral.
El plazo de descargos
La LPCL exige un plazo razonable no menor de seis días naturales en los despidos por conducta. En los despidos relacionados con la capacidad del trabajador, el plazo es no menor de treinta días naturales, para que pueda demostrar su capacidad o corregir su deficiencia.
Nota legal
Seis días naturales es un piso, no un estándar. Cuando la imputación es compleja, involucra muchos documentos o requiere revisar información técnica, un plazo mayor es más razonable y fortalece la posición de la empresa.
Tres cautelas de cómputo:
- Contar desde el día siguiente a la recepción efectiva de la carta, no desde su fecha de emisión.
- Indicar en la carta la fecha exacta hasta la que se reciben descargos, además del número de días.
- No emitir la carta de despido antes de que venza el plazo, aunque el trabajador haya presentado sus descargos anticipadamente, salvo que expresamente haya indicado que no presentará más.
Durante el trámite, el empleador puede exonerar al trabajador de asistir al centro de trabajo, siempre que no perjudique su derecho de defensa y le abone la remuneración. La exoneración es útil cuando la presencia del trabajador puede afectar la investigación o el clima, pero debe comunicarse por escrito y no puede convertirse en una suspensión sin goce encubierta. El detalle de qué comprende la defensa está en el artículo sobre el derecho de defensa del trabajador.
Entrega y constancia
Una carta que no puede probarse entregada no existe para efectos del proceso. Recomendamos:
- Entregar la carta personalmente, con cargo de recepción firmado y fechado.
- Si el trabajador se niega a firmar, dejar constancia con testigos y remitirla por conducto notarial.
- Si el trabajador no se presenta al centro de trabajo, enviarla al domicilio que figura en su legajo, también por vía notarial.
- Si la empresa usa canales electrónicos para comunicaciones laborales, verificar que su uso esté previsto y que exista constancia de recepción; en casos disciplinarios, preferimos no depender solo de ellos.
La LPCL prevé la vía notarial, el juez de paz o la policía para la carta de despido cuando el trabajador se niega a recibirla. Extender ese estándar a la carta de imputación es una recomendación de prudencia, no una exigencia expresa.
Caso hipotético
Caso hipotético
Caso hipotético: una empresa de servicios financieros detecta que un analista envió a su correo personal archivos con información de clientes. La primera versión de la carta decía: “Se le imputa el uso indebido de información confidencial de la empresa”. Tras revisión, la carta final describió los tres envíos con fecha y hora, identificó los archivos por nombre, citó la política de seguridad de la información firmada por el analista al ingresar, encuadró la conducta en el inciso del artículo 25 sobre uso de información reservada, ofreció acceso al registro de envíos y otorgó ocho días naturales para descargos, con indicación del correo y de la oficina de RR. HH. para presentarlos. La diferencia entre ambas versiones es la diferencia entre un procedimiento defendible y uno vulnerable.
Errores que se repiten
- Imputaciones genéricas que obligan al trabajador a adivinar qué se le reprocha.
- Mezclar hechos investigados con meras sospechas, lo que contamina hechos que sí están probados.
- Omitir la causal o citar el artículo 25 completo sin precisar el inciso.
- Invocar normas internas no difundidas, que el trabajador puede alegar desconocer.
- Emitir la carta muy tarde, cuando la empresa conocía los hechos desde hacía semanas sin investigación que lo justifique.
- Anticipar la decisión, con frases como “se procederá a su despido”, que muestran que los descargos no se valorarán.
- No conservar el cargo de recepción o no poder demostrar la fecha de entrega.
Estos fallos, y cómo se proyectan sobre la validez del cese, se analizan en errores que invalidan un procedimiento de despido.
Recomendaciones de redacción
- Redactar en tono neutral y descriptivo; la carta imputa, no condena.
- Usar un párrafo por hecho, numerado, con fecha y prueba asociada.
- Separar claramente hechos, pruebas, norma infringida y causal legal.
- Revisar que cada hecho imputado pueda probarse con lo que la empresa ya tiene.
- Hacer que la carta la firme quien tiene facultades para representar a la empresa en decisiones disciplinarias.
- Guardar una versión de la carta en el expediente junto con el cargo y las pruebas citadas.
Atención
Si el trabajador está en alguno de los supuestos de protección del artículo 29 de la LPCL (por ejemplo, embarazo, actividad sindical o una queja reciente contra la empresa) o comunicó un diagnóstico de cáncer, la carta debe ser especialmente precisa: cualquier ambigüedad puede leerse como indicio de que el motivo real fue otro.
En síntesis
Una buena carta de imputación responde, sin necesidad de explicaciones adicionales, a cuatro preguntas: qué hizo el trabajador, cuándo, cómo lo sabe la empresa y por qué eso es una falta grave según la ley. Si responde a las cuatro y otorga un plazo suficiente, la empresa ha hecho la mitad del trabajo. La otra mitad está en cómo valora los descargos y decide, tema que tratamos en despido por falta grave: supuestos y procedimiento. Cuando se necesita apoyo para estructurar el expediente, redactar las cartas o revisar un caso antes de iniciarlo, nuestro servicio de procedimientos disciplinarios está diseñado para esa etapa.