La mayoría de despidos que una empresa pierde en juicio no se pierden porque la falta no existió, sino porque no se pudo demostrar. La LPCL exige que la causa de despido esté “debidamente comprobada” (artículo 22), y en el proceso judicial es el empleador quien debe acreditarla. Eso convierte la documentación en la parte decisiva de cualquier procedimiento disciplinario, desde una amonestación hasta un despido por falta grave.
Este artículo propone un método para documentar una falta laboral: qué hacer desde el primer reporte, cómo conducir una investigación proporcionada y cómo preparar un informe de hechos útil. Forma parte de nuestra guía sobre despidos en Perú.
Por qué el expediente decide el caso
Cuando un juez revisa un despido, reconstruye lo ocurrido a partir de lo que la empresa puede mostrar. Si solo hay una carta y una declaración genérica del jefe, la empresa tendrá dificultades aunque la falta haya sido evidente para todos en la oficina. El expediente cumple cuatro funciones:
- Acredita el hecho: qué pasó, cuándo y quién lo hizo.
- Acredita la gravedad: por qué ese hecho encaja en el artículo 25 de la LPCL y justifica la medida.
- Acredita la oportunidad: cuándo la empresa conoció el hecho y qué hizo después, lo que permite defender la inmediatez.
- Acredita el debido procedimiento: que el trabajador conoció los cargos y pudo defenderse.
Además, el Tribunal Constitucional, en el Exp. 976-2001-AA/TC, calificó como despido fraudulento aquel basado en hechos inexistentes, falsos o imaginarios, o en pruebas fabricadas. Un expediente sólido y honesto es la mejor protección frente a esa acusación.
Clave
Documentar no es acumular papeles: es poder contar la historia del hecho con pruebas fechadas, en orden y sin huecos, a alguien que no estuvo allí.
Del primer reporte al informe de hechos
- Registrar el conocimiento. Anotar la fecha y la vía por la que la empresa se enteró del hecho: un correo del supervisor, una alerta de sistema, una queja. Esa fecha marca el inicio del cómputo de la inmediatez.
- Preservar la evidencia. Asegurar de inmediato lo que puede perderse: grabaciones de cámaras con plazo de sobrescritura, registros de acceso, correos, mensajes en herramientas corporativas, documentos físicos.
- Definir el alcance. Precisar qué hecho se investiga, quién lo investiga y qué se necesita para confirmarlo o descartarlo.
- Tomar declaraciones. Entrevistar a testigos y, cuando corresponda, al propio trabajador, con acta firmada y fecha.
- Reunir documentos de soporte. Políticas, RIT, contratos, cargos de entrega de normas internas, capacitaciones y antecedentes disciplinarios.
- Elaborar el informe de hechos. Consolidar lo anterior y concluir si hay mérito para imputar.
- Decidir y, si corresponde, imputar. El informe alimenta la carta de imputación de cargos.
Qué prueba sirve y cuánto pesa
| Tipo de prueba | Fortalezas | Cautelas |
|---|---|---|
| Registros de sistemas (accesos, logs, transacciones) | Objetivos, fechados, difíciles de discutir | Preservar la cadena de custodia y explicar cómo se obtuvieron |
| Videos de cámaras | Muy persuasivos para hechos físicos | Cámaras informadas y política de videovigilancia; conservar el original |
| Documentos y correos corporativos | Muestran intención y contexto | Política previa de uso de herramientas; acceso limitado a lo necesario |
| Declaraciones de testigos | Aportan contexto y detalle | Actas firmadas, fecha, sin preguntas inductivas; mejor si hay varias |
| Registro de asistencia | Base para faltas de asistencia y abandono | Debe ser confiable y consistente con la planilla |
| Antecedentes disciplinarios | Demuestran reiteración y gravedad | Solo si las sanciones previas se comunicaron por escrito |
La asistencia merece un cuidado especial
Varias faltas graves se construyen con números: el abandono de trabajo por más de tres días consecutivos, las ausencias injustificadas por más de cinco días en 30 días calendario o más de quince en 180 días, y la impuntualidad reiterada, que solo es falta grave si fue sancionada. Si el registro de asistencia tiene errores, marcaciones manuales sin respaldo o no coincide con lo pagado en planilla, el despido se debilita desde la base.
Investigación interna: eficaz y respetuosa
Una investigación interna no es un proceso penal, pero tampoco puede conducirse sin reglas. La Constitución establece que ninguna relación laboral puede desconocer la dignidad del trabajador (artículo 23), y la normativa de protección de datos personales se aplica a la información que se recaba.
Recomendamos, como criterios mínimos:
- Designar a un responsable sin conflicto de interés con el caso.
- Limitar la recolección de información a lo que es necesario para el hecho investigado.
- Evitar entrevistas intimidatorias, amenazas o promesas para obtener confesiones.
- Informar a los entrevistados del propósito de la entrevista y del uso de sus declaraciones.
- Mantener reserva sobre la identidad de denunciantes y testigos cuando sea posible.
- Registrar cada actuación con fecha, para poder demostrar diligencia.
Atención
Una prueba obtenida vulnerando derechos del trabajador —acceso a cuentas personales, grabaciones ocultas en espacios privados, presión para firmar una confesión— no solo puede ser descartada: puede convertir un caso sólido en uno perdido y generar responsabilidades adicionales.
Si durante la investigación la presencia del trabajador compromete la prueba o el clima, la LPCL permite, una vez iniciado el procedimiento de despido, exonerarlo de asistir, siempre que se le pague la remuneración y no se afecte su defensa (artículo 31).
Casos de hostigamiento sexual
Cuando la falta investigada es hostigamiento sexual, no basta con las reglas generales. El D.S. 014-2019-MIMP establece un procedimiento propio: medidas de protección dictadas por RR. HH. en no más de tres días hábiles, comunicación al MTPE, intervención del Comité de Intervención (o del Delegado, en centros con menos de 20 trabajadores) y un informe en no más de 15 días calendario desde la queja. La documentación debe seguir esas etapas.
El informe de hechos: estructura recomendada
El informe es la bisagra entre la investigación y la decisión. Una estructura que funciona:
- Origen: cómo y cuándo se conoció el hecho.
- Hechos investigados: descritos uno por uno, con fecha y lugar.
- Pruebas: listado con referencia a cada hecho que acreditan.
- Normas internas y legales aplicables: RIT, políticas, contrato, inciso del artículo 25.
- Análisis: qué está acreditado, qué no y por qué.
- Antecedentes: sanciones previas y trayectoria del trabajador.
- Recomendación: archivo, medida disciplinaria o inicio del procedimiento de despido.
El informe debe separar con claridad hechos de opiniones. Frases como “se percibe una actitud negligente” no prueban nada; “no registró las guías de salida de los días 3, 5 y 9” sí.
Caso hipotético
Caso hipotético
Caso hipotético: en una empresa de logística, un supervisor reporta que un conductor adulteró los registros de kilometraje para cobrar viáticos. RR. HH. registra la fecha del reporte, solicita a TI una copia de los datos del GPS de las unidades y congela los formularios de viáticos del periodo. En diez días reúne la comparación entre GPS y formularios, entrevista al supervisor y a dos compañeros de ruta, y verifica que la política de viáticos fue entregada al conductor con cargo. El informe concluye que en cuatro viajes los kilómetros declarados superan en más del doble a los registrados por el GPS. Con ese expediente se emite la carta de imputación. La empresa puede demostrar el hecho, su gravedad y que actuó sin demoras.
Errores comunes al documentar
- Esperar a “tener todo” sin registrar actuaciones intermedias, lo que dificulta defender la inmediatez.
- Perder evidencia digital por no solicitarla a tiempo.
- Basar todo en un único testimonio.
- Mezclar en el informe hechos probados con sospechas o rumores.
- Invocar normas internas sin prueba de que el trabajador las conocía.
- Usar pruebas obtenidas de forma invasiva.
Estos defectos se reflejan luego en los problemas descritos en errores que invalidan un procedimiento de despido.
Checklist del expediente antes de imputar
- Consta la fecha en que la empresa conoció el hecho y la vía por la que lo supo.
- La evidencia digital fue preservada en su formato original, con indicación de quién la extrajo y cuándo.
- Cada hecho que se piensa imputar tiene al menos una prueba objetiva asociada.
- Las declaraciones están en actas firmadas y fechadas.
- Existe cargo de entrega de las normas internas que se invocan.
- Los antecedentes disciplinarios que se usarán fueron comunicados por escrito en su momento.
- Se verificó si el trabajador está en alguna situación de protección especial, como fuero sindical, embarazo o un diagnóstico comunicado.
- El informe de hechos distingue lo acreditado de lo que no pudo confirmarse.
- Las actuaciones muestran una secuencia continua, sin periodos muertos injustificados.
Conclusión
Una falta bien documentada permite decidir con tranquilidad: despedir cuando corresponde, aplicar una medida disciplinaria proporcional cuando el hecho no alcanza para el despido, o archivar cuando la sospecha no se confirma. Esa flexibilidad solo existe si la empresa tiene los hechos claros. Para el marco completo del despido, véase despido por falta grave: supuestos y procedimiento. Nuestro servicio de procedimientos disciplinarios apoya a las empresas en la conducción de investigaciones internas y en la preparación de expedientes defendibles.